Indholdsfortegnelse:

• Velkommen til Xe Global Business Payments
• Installation af Xe Global Business Payments
• Sådan bruger du Xe Global Business Payments
• Tilføjelse af fakturaer til betaling i din udbakke
• Godkendelse af en betalingsbatch
• Få tilbud fra Xe

Velkommen til Xe Global Business Payments

Xe Global Business Payments er et proprietært værktøj, der gør det muligt for kunder at behandle både indenlandske og globale betalinger til deres leverandører. Det tilføjes via virksomheds-id og kan integreres i eksisterende Sage Intacct-implementeringer. Brugeradgang og tilladelser administreres direkte i Sage Intacct.

Installation af Xe Global Business Payments

Når du har oprettet konti hos både Xe og Sage Intacct, er du berettiget til at få Xe Global Business Payments installeret og konfigureret i dine Intacct-miljøer.

Du skal bruge følgende abonnementer med Sage Intacct:

• Multi-Currency
• Platform Services
• Web Services

Opsætning

For at opsætte Xe Global Business Payments skal du se brugerguide til opsætning afd Xe Global Business Payments.

Sådan bruger du Xe Global Business Payments

Tilføjelse af fakturaer til betaling i din udbakke

Når dine regninger er bogført i Accounts Payable, skal du navigere til Pay Bills

På skærmen Pay Bills:

• Vælg Record Transfer som betalingsmetode.
• Vælg Vendor Range og/eller Bill Currency for at filtrere.
• I feltet Bank vælges den ønskede Clearing Account.
  • Vigtigt: Udfyld feltet Bank til sidst, ellers vil tidligere udfyldte felter blive slettet.
• Marker de fakturaer, der skal inkluderes i betalingsbatchen, og klik på Add to Outbox.
  (Disse felter er obligatoriske.)

Tip: I et multi-currency-miljø (miljø med flere valutaer), så sæt betalingsdatoen til dags dato. Ellers kan du få en fejlmeddelelse vedrørende valutakursen. Denne dato bliver tilsidesat i et senere trin.

Tip: Brug filteret til at identificere leverandører opsat til betaling via Xe Global Business Payments.

Når du har valgt Add to Outbox, bliver du automatisk dirigeret til skærmen Add More Details .

• Du vil blive bedt om at tilføje et Memo og et Doc No. Disse felter kan ignoreres.
• Udfyld feltet Amount Paid by Bank med en værdi (kræves af Sage). Disse data bliver tilsidesat, når tilbuddene er indhentet. Du kan vare indtaste "1" og vælge Save (dette er påkrævet).
• Vent på Intaccts besked om, at betalingen er blevet føjet til Outbox.
• Hvis du har flere regninger i forskellige valutaer, skal du gentage denne proces ved at ændre Bill Currency og føje regningerne til Outbox.

Tip: Husk at opdatere dit Bank Account Selection.

Oprettelse af betaling eller batchbetalinger

Du kan oprette en engangsbetaling eller en batch af betalinger. Dette trin omfatter validering af betalingsdata, kontrol af bankoplysninger og sikring af korrekt information.

• Du vil automatisk blive dirigeret til skærmen og skal vælge Add.

Brug filtrene for at finde betalingsanmodninger i Outbox.

• Vælg en Bank og anvend filtret.
• Marker afkrydsningsfeltet for de betalinger, der skal behandles. Sørg for, at Target Dates er dags dato eller en fremtidig dato. Klik på Add Selected.
• Hvis du bruger leverandøren med konfiguration af flere bankkonti, skal du vælge den relevante bankkonto til betaling.

Du vil nu se en filtreringsfunktion for betalingsanmodninger i udbakken.

• Vælg en Bank og anvend filtret.
• Hvis du skal tilføje flere betalinger, klik på Back to Filter og tilføj dem. Hvis du er klar til at fortsætte, vælg Create.

Hvis du bruger Xe Global Business Payments godkendelsesworkflow, vil e-mailnotifikationer blive sendt til de udpegede godkendere.

Godkendelse af en betalingsbatch

Dette trin omfatter godkendelse af leverandør, bankoplysninger og beløb.

• Du bliver nu dirigeret til siden Transactions.
• Dine transaktioner vises med status Waiting Approval.
• Vælg Edit, og klik derefter på Approve Transaction.

Send transaktion til Xe

Transaktionen sendes til Xe for validering af alle bank- og betalingsoplysninger.

• Status for dine betalinger vil nu vise Not Sent.
• Vælg Edit på den relevante linjepost.
  • Sørg for, at du er logget ind på Xe. Hvis ikke, skal du vælge Xe-login og angive legitimationsoplysninger. 
     
• Klik på Send for at starte processen med at sende transaktionen til Xe.

Få tilbud fra Xe

Xe leverer en livevalutakurs for alle valutapar i batch.

• Vælg Edit på transaktionen og klik på Quote.

Godkendelse af tilbud og færdiggørelse af transaktionen

Du får mulighed for at gennemgå alle oplysninger en sidste gang.

• Tilbuddet forbliver låst i 60 sekunder. Hvis tiden overskrides, klik på Refresh for at få et nyt tilbud.
• For at fuldføre transaktionen, markér feltet Agree to Terms, og vælg Approve.