Indholdsfortegnelse:

• Opsætning af en clearingkonto til betalinger
• Konfiguration af Xe Global Business Payments
• Konfiguration af e-mailnotifikationer
• Konfiguration af leverandørregning/-betaling af Xe-gebyrer (valgfrit)
• Konfiguration af godkendelse af leverandørbetaling (valgfrit)
• Konfiguration af transaktionsgodkendelse (valgfrit)
• Opsætning af leverandørbankoplysninger til Xe
• Eksport af leverandørbankoplysninger
• Import af leverandørbankoplysninger
• Funktionalitet for flere bankkonti pr. leverandør

Opsætning af en clearingkonto til betalinger

For at opsætte en clearingkonto skal du tilføje din bankkonto til området for checkkonti. Denne checkkonto vil blive brugt til alle afregninger mod Xe Global Business Payments og vil være kendt som CLEARING ACCOUNT.

Gå til modulet Cash Management, klik på "+"-ikonet ved siden af “CHECKING” for at tilføje en ny checkkonto.

I fanen Oplysninger (understreget med blåt) skal du opsætte kontoinformationen for den checkkonto, der skal fungere som clearingkonto:

Checkkonto

1. Account ID: Opret et unikt konto-id. For eksempel kan du opsætte det som "Xe – Wells Fargo USD".
   Bemærk: Når det er gemt, kan dette ikke redigeres eller omdøbes.
2. Bank Name: Opret et banknavn. For eksempel kan du bare bruge "Xe" eller gentage navnet på din bankkonto.
3. Currency: Den valgte valuta bør matche din clearingbankkonto. For eksempel "Wells Fargo = USD".

Regnskabsoplysninger:

1. GL Account: Tilføj en General Ledger-konto, der er tilknyttet clearingkontoen.
2. Default payable GL journal: Denne kladde bliver brugt til at registrere kladdeposter for clearingkontoen mod de samlede regninger, der er oprettet.
3. Location ID: Vælg den enhed, der er forbundet med clearingkontoen til betaling af dine regninger.

Klik på knappen "Save" , og du vil blive omdirigeret tilbage til hovedsiden for checkkonti.

Aktivér Xe Global Business Payments for clearingkontoen

1. Klik på "Edit".
2. Gå til fanen "Xe setup".
3. Marker afkrydsningsfeltet "Enable Xe".
4. Udfyld de tre obligatoriske felter:
   • Xe Account Number: Xe vil levere dette kontonummer.
   • Xe Funding Bank Account: Vælg din checkkonto.

   • Journal for Xe Funding: Denne kladde vil registrere finansieringen af din transaktion fra din bankkonto (f.eks. Wells Fargo) til den udpegede checkkonto, der fungerer som en clearingkonto for Xe Global Business Payments.

     Det kan være en eksisterende kladde eller en ny.

Konfiguration af Xe Global Business Payments

Du skal have en webtjenestebruger med FULDE administratorrettigheder for at fuldføre disse trin:

1. Vælg Company fra hovedværktøjslisten.
2. Vælg Web Service Users.
3. Tildel Xe-rollen til den webtjenestebruger.
4. Vælg Xe fra hovedværktøjslisten.
5. Vælg Configuration.

6. Under sektionen Intacct Administrative Configuration skal du bruge webtjenestebrugerens oplysninger til at udfylde:

   • Bruger-id
   • Brugeradgangskode

   Denne sektion kan kun redigeres på øverste niveau.

For hjælp til at oprette en Web Service-bruger skal du kontakte din Sage Intacct-konotmanager eller gå til Intacct-hjælpecenter.

 
 

Konfiguration af e-mailnotifikationer

For at opsætte e-mailnotifikationer ved afviste betalinger:

1. Den angivne e-mailadresse modtager en notifikation, hvis betalinger afvises af Xe.
2. Flere e-mailadresser er tilladt. Disse e-mails skal adskilles med et semikolon “;” uden mellemrum.

Konfiguration af leverandørregning/-betaling af Xe-gebyrer (valgfrit)

Opsætning af dette afsnit er for at registrere regninger og betalinger for Xe-gebyrer. F.eks. indenlandsk betalinger.​

Aktiver kun "Allow Domestic Payments", hvis du vil bruge Xe Global Business Payments til betalinger i samme valuta (f.eks. overførsler fra USD til USD).

Udfyld følgende felter i overensstemmelse hermed:

1. Vælg under Vendor den leverandør, som du vil betale i samme valuta.
2. Vælg den GL Account, hvor Xe Global Business Payment-gebyrer skal registreres.
3. Vælg under Location en placering til at registrere Xe Global Business Payment-gebyrer mod den korrekte enhed.
4. Vælg under Department afdelingen for at registrere Xe Global Business Payment-gebyrer.

Konfiguration af godkendelse af leverandørbetalinger (valgfrit)

Hvis Payment Approval er aktiveret i modulet Accounts Payable, kan du aktivere automatisk godkendelse af leverandørbetalinger.

1. Under sektionen Intacct Administrative Configuration skal du bruge webtjenestebrugerens kontooplysninger til at udfylde:
   • Approval User ID
   • Approval User Password

Konfiguration af transaktionsgodkendelse (valgfrit)

Ved at klikke på hver boks aktiveres følgende funktioner:

• Aktiverer Xe-godkendelsesprocessen.
• Afsenderen modtager e-mailmeddelelser, når transaktionen er godkendt.
• Godkendere modtager e-mailmeddelelser for transaktioner, der kræver deres godkendelse.

Alle godkendere modtager e-mailmeddelelser for transaktioner, der kræver godkendelse. Tilføj e-mailadresser (separeret med “;”) for dem, der skal modtage meddelelser.

Godkendelseskontrollerne er opdelt efter brugere eller minimumsbeløbsniveauer. ​

• Vælg godkenderen fra rullemenuen. Flere brugere kan vælges.
• Hvis "Approve By Level" er valgt, skal du indtaste beløbsgrænsen og godkendere for hvert niveau. 

Opsætning af leverandørbankoplysninger til Xe

Følg vejledningen for at aktivere betalinger til leverandører via Xe Global Business Payments:

1. Gå til Accounts Payable , og vælg Vendors.
   
    
    
2. Klik på "Edit" for den leverandør, du vil aktivere for Xe Global Business Payments.
   
    
    
3. Udfyld fanen Vendor under sektionen Primary contact med følgende felter:
   • Adresselinje 1 (påkrævet)
   • Adresselinje 2 (valgfrit). Udfyldes automatisk, når adresselinje 1 er over 35 tegn.
   • By (påkrævet)
   • Stat/territorium (påkrævet)
   • Postnummer/postnummer (påkrævet)
     
     Bemærk: Alle værdier, der indtastes i dette afsnit, må kun være SWIFT-tegn.
      
      
4. Udfyld Xe Info med følgende felter:
   • Virksomhedsnavn (valgfrit). Udfyld, hvis leverandørnavnet er forskelligt fra modtagerens navn, der bruges til valutabetalingerne.
   • Modtagers kontonavn​ (påkrævet). 
   • Modtagers kontonummer​ ​(se Xe Payment-guide)
   • Modtagers IBAN ​(se Xe Payment-guide)
   • Modtagers BIC-/SWIFT-kode​ ​(Se Xe Payment-guide)
   • Modtagers nationale clearingkode​ ​(se Xe Payment-guide)
   • Felter for korrespondentbank​ (Valgfrit. Udfyld i overensstemmelse hermed, hvis relevant)
   • Modtagers landekode (​Påkrævet. Skal være den 2-cifrede landekode, f.eks CA for Canada.​)
   • Oplysninger for korrespondentbank (kun påkrævet, hvis det er angivet af leverandøren, ellers vil Xe automatisk vælge korrespondentbank.)
     
      

Eksport af leverandørbankoplysninger

1. Gå til Xe i rullemenuen, og vælg Export Vendors.
   
   
    
2. Klik på knappen "Søg" for at få vist eksisterende leverandører.
   
   
    
3. Klik på "Eksporter" for at downloade filen.
4. Vi anbefaler, at du renser de eksisterende data i filen og gemmer filen i Excel-format​
5. Opdater og udfyld skabelonen med eksisterende leverandører og deres bankoplysninger, og gem filen i CSV-format. For flere detaljer, brug de påkrævede felter i "Setup Vendor Bank Information for Xe" og brug "Xe Payment Guide". 
    

Import af leverandørbankoplysninger

Når du har eksporteret, renset og opdateret dine leverandører, er dataene klar til at blive importeret tilbage i Xe-applikationen.​

1. Gå til Xe i rullemenuen, og vælg Import Vendors.
2. Vælg importfilen, og klik på "Import Vendors".
    
    
3. Vælg importfilen i "Choose File" og klik på "Import" for at importere filen. ​
4. Importen behandles offline. ​
5. Hvis det er nødvendigt, kan du opsætte en e-mailnotifikation for importresultater.​
6. Marker afkrydsningsfeltet "Enable email notification", og indtast e-mailadresse.​
    
    
7. Gå til til Intacct-menuen og vælg "Xe" ​
8. Vælg "Configuration"​
9. Marker afkrydsningsfeltet "Allow multiple bank accounts per Vendor".​

10. Klik på Save​

    Bemærk: Hvis du vælger at aktivere denne funktion og derefter deaktiverer den, fjernes alle oplysninger. 

Funktionalitet for flere bankkonti pr. leverandør

Sådan tilføjer du flere bankkonti for en leverandør:

1. Gå til Accounts Payable, vælg Vendors og derefter Edit.
2. Rul til Payment Information, og klik på "+"-symbolet for at tilføje yderligere konti.

Når du klikker på plus-tegnet, vises vinduet nedenfor, hvor du kan udfylde de påkrævede felter.