Innehållsförteckning:

• Välkommen till Xe Global Business Payments
• Installera Xe Global Business Payments
• Så här använder du Xe Global Business Payments
• Lägga till räkningar som ska betalas i din utkorg
• Godkänna en betalningsbatch
• Få en offert från Xe

Välkommen till Xe Global Business Payments

Xe Global Business Payments är ett egenutvecklat verktyg som ger kunder möjlighet att bearbeta inhemska och globala betalningar till sina leverantörer. Verktyget används per företags-id och kan läggas till i befintliga distributioner av Sage Intacct. Användaråtkomst och -behörigheter hanteras inom Sage Intacct-produkten.

Installera Xe Global Business Payments

När du har upprättat konton hos både Xe och Sage Intacct är du berättigad att ha Xe Global Business Payments installerat och konfigurerat i dina Intacct-miljöer.

Du behöver följande abonnemang för Sage Intacct:

• Multi-Currency
• Platform Services
• Web Services

Konfigurering

För att konfigurera Xe Global Business Payments, se användarguiden för konfigurering av Xe Global Business Payments.

Så här använder du Xe Global Business Payments

Lägga till räkningar som ska betalas i din utkorg

När dina räkningar har lagts upp i Accounts Payable går du till Pay Bills

På skärmen Pay Bills:

• Välj Record Transfer som betalningsmetod.
• Välj Vendor Range och/eller Bill Currency för att filtrera.
• I fältet Bank väljer du önskat Clearing Account.
  • Fältet Bank ska fyllas i sist – annars raderas föregående fält.
• Välj de räkningar som ska ingå i betalningsbatchen och klicka på Add to Outbox.
  (Dessa fält är obligatoriska.)

Tips: Om du arbetar i en miljö med flera valutor ställer du in betalningsdatumet som dagens datum. Annars kan du få ett felmeddelande angående valutakursen. Datumet kommer att åsidosättas i ett senare steg.

Tips: Använd filtret för att identifiera alla leverantörer som är inställda för betalning via Xe Global Business Payments.

När du har valt Add to Outbox skickas du automatiskt vidare till skärmen Add More Details.

• Du blir ombedd att lägga till ett Memo och ett Doc No. Dessa fält kan ignoreras.
• Fyll i Amount Paid by Bank (som krävs av Sage). Dessa data kommer att åsidosättas när offerterna har erhållits. Du kan helt enkelt skriva ”1” och välja Spara (obligatoriskt).
• Vänta på Intaccts meddelande om att betalningen har lagts till i utkorgen.
• Om du har flera räkningar i olika valutor upprepar du processen genom att ändra Bill Currency och lägga till räkningarna i utkorgen.

Tips: Kom ihåg att uppdatera Bank Account Selection.

Skapa en betalning eller betalningsbatch

Du kan skapa en engångsbetalning eller en batch med flera betalningar. I det här steget ska du bygga batchen för validering, kontrollera bankuppgifter och säkerställa att all information stämmer.

• Du skickas automatiskt till skärmen, och väljer där Add.

Du kan filtrera efter betalningsbegäranden i utkorgen.

• Välj en bank och tillämpa filtret.
• Markera rutan för de betalningar som du behöver bearbeta. Kontrollera att Target Dates är aktuella eller ligger i framtiden, och välj sedan Add Selected.
• Om du använder leverantören med konfiguration för flera bankkonton, väljer du aktuellt bankkonto för betalningen.

Du ser nu en filtreringsfunktion för betalningsbegäranden i utkorgen.

• Välj en bank och tillämpa filtret.
• Om du behöver lägga till fler betalningar väljer du Back to Filter och lägger till dem. Om du är redo att fortsätta väljer du Create.

Om du använder Xe Global Business Payments arbetsflöde för godkännande kommer e-postmeddelanden att skickas till dina utsedda godkännare för att meddela dem om att betalningar är klara att godkännas.

Godkänna en betalningsbatch

I det här steget godkänner du att leverantören, bankuppgifterna och beloppen stämmer.

• Du skickas nu vidare till sidan Transactions.
• Din(a) transaktion(er) visas med status Waiting Approval.
• Välj Edit och välj sedan Approve Transaction.

Skicka transaktionen till Xe

Transaktionen kommer att skickas till Xe för att validera alla bank- och betalningsuppgifter.

• Du kan se att status för din(a) betalning(ar) nu är Not Sent.
• Välj Edit på den aktuella raden.
  • Kontrollera att du är inloggad på Xe. Om du inte är det väljer du Xe-inloggning och anger dina inloggningsuppgifter. 
     
• Välj Send för att påbörja processen med att skicka transaktionen till Xe.

Få en offert från Xe

Xe tillhandahåller en direktuppdaterad valutakurs för alla valutapar i din batch.

• Välj Edit på transaktionen och välj sedan Quote.

Godkänna offerten och slutföra transaktionen

Du får möjlighet att granska all information en sista gång.

• Offerten förblir låst i 60 sekunder. Om det har gått mer än 60 sekunder och du behöver en ny offert klickar du på Refresh.
• För att slutföra transaktionen markerar du rutan för Agree to Terms och väljer sedan Approve.