Innehållsförteckning:

• Skapa ett clearingkonto för betalningar
• Konfiguration av Xe Global Business Payments
• Konfiguration av e-postaviseringar
• Konfiguration av leverantörsräkning/betalning av Xe-avgifter (valfritt)
• Konfiguration av godkännande av leverantörsbetalning (valfritt)
• Konfiguration av transaktionsgodkännande (valfritt)
• Ställa in leverantörsbankuppgifter för Xe
• Exportera leverantörsbankuppgifter
• Importera leverantörsbankuppgifter
• Funktionalitet för flera bankkonton per leverantör

Skapa ett clearingkonto för betalningar

För att skapa ett clearingkonto för dina betalningar måste du lägga till ditt bankkonto i området för checkkonton. Det här checkkontot kommer att användas för alla avräkningar mot Xe Global Business Payments och kallas CLEARING ACCOUNT.

Gå till modulen Cash Management och klicka på +-tecknet bredvid CHECKING för att lägga till ett nytt checkkonto:

På fliken Detaljer (understruken i blått) ställer du in kontoinformationen för det checkkonto som ska fungera som ditt eller dina clearingkonto(n).

Checkkonto

1. Account ID: Skapa ett unikt konto-id. Du kan till exempel ställa in det som ”Xe - Wells Fargo USD”.
   Obs! När du har sparat ditt konto-id kan du inte ändra det eller byta namn på kontot.
2. Bank Name: Skapa ett banknamn. Du kan till exempel helt enkelt använda ”Xe” eller skriva namnet på ditt bankkonto igen.
3. Currency: Valutan ska vara samma som för ditt clearing-bankkonto. Exempel: ”Wells Fargo = USD”.

Bokföringsinformation

1. GL Account: Lägg till ett huvudbokskonto kopplat till clearing-checkkontot.
2. Default payable GL journal: Denna journal kommer att användas för att bokföra journalposterna för clearingkontot mot de skapade räkningsbatcherna.
3. Location ID: Välj den enhet som är kopplad till clearing-checkkontot för att betala dina räkningar.

Klicka på knappen Save, så kommer du tillbaka till huvudsidan för checkkonton.

Aktivera Xe Global Business Payments för clearingkontot

1. Klicka på Edit.
2. Gå till fliken Xe setup.
3. Markera kryssrutan Enable Xe.
4. Fyll i de tre obligatoriska fälten:
   • Xe Account Number: Det här kontonumret tillhandahålls av Xe.
   • Xe Funding Bank Account: Välj ditt checkkonto.

   • Journal for Xe Funding: I den här journalen bokförs finansieringen av din transaktion från ditt bankkonto (t.ex. Wells Fargo) till det utsedda checkkontot, som fungerar som ett clearingkonto för Xe Global Business Payments.

     Det kan vara en befintlig journal eller en ny.

Konfiguration av Xe Global Business Payments

Du måste ha en webbtjänstanvändare med FULL administratörsbehörighet för att utföra de här stegen:

1. Välj Company i listan i huvudverktygsfältet.
2. Välj Web Service Users.
3. Tilldela Xe-rollen till webbtjänstanvändaren.
4. Välj Xe i listan i huvudverktygsfältet.
5. Välj Configuration.

6. Under avsnittet Intacct Administrative Configuration använder du webbtjänstanvändarens inloggningsuppgifter för att fylla i:

   • User ID
   • User Password

   Det här avsnittet kan endast redigeras på övergripande nivå.

För hjälp med att skapa en webbtjänstanvändare kontaktar du din Sage Intacct Account Manager eller besöker Intaccts hjälpcenter.

 
 

Konfiguration av e-postaviseringar

Gör så här för att aktivera kopior på e-postaviseringar om avvisande:

1. Den angivna e-postadressen får ett meddelande när betalningar har avvisats av Xe.
2. Flera e-postadresser är tillåtna. Dessa e-postadresser ska avgränsas med semikolon (”;”), och inga mellanslag behövs.

Konfiguration av leverantörsräkning/betalning av Xe-avgifter (valfritt)

Konfigurationen görs för att registrera räkningar och betalningar för Xe-betalningsavgifter, t.ex. inhemska betalningar.​

Aktivera Allow Domestic Payments endast om du kommer att använda Xe Global Business Payments för betalningar i samma valuta (t.ex. överföringar från USD till USD).

Fyll i följande fält i enlighet med detta:

1. Under Vendor väljer du den leverantör som du vill betala i samma valuta.
2. Välj GL Account för att bokföra Xe Global Business Payment-avgifter.
3. Under Location väljer du en plats för att bokföra Xe Global Business Payment-avgifter mot rätt enhet.
4. Välj Department för att bokföra Xe Global Business Payment-avgifter.

Konfiguration av godkännande av leverantörsbetalning (valfritt)

Om Payment Approval är aktiverat i modulen Accounts Payable kan du aktivera automatiskt godkännande av leverantörsbetalningar.

1. Under avsnittet AP Payment Approval Configuration använder du användaruppgifterna för webbtjänsten för att fylla i:
   • Approval User ID
   • Approval User Password

Konfiguration av transaktionsgodkännande (valfritt)

Genom att klicka på respektive ruta aktiverar du följande funktioner:

• Aktiverar Xe-godkännandeprocessen.
• Avsändaren får e-postmeddelanden när transaktionen har godkänts.
• Godkännare får e-postmeddelanden för transaktioner som behöver deras godkännande.

Alla godkännare får e-postmeddelanden för alla transaktioner som behöver godkännas. Lägg till de e-postadresser (avgränsade med ”;”) som ska ta emot aviseringarna.

De godkännandekontroller som tillhandahålls är uppdelade efter användare eller nivå på minimibelopp. ​

• Välj godkännaren i rullgardinsmenyn. Flera användare är tillåtna.
• Om Approve By Level har valts anger du tröskelvärdet i dollar och Approvers för varje nivå. 

Ställa in leverantörsbankuppgifter för Xe

Följ de här stegen för att aktivera betalningar till leverantörer via Xe Global Business Payments:

1. Gå till modulen Accounts Payable och välj Vendors.
   
    
    
2. Klicka på Edit för den leverantör som du vill aktivera för Xe Global Business Payments.
   
    
    
3. Fyll i fliken Vendor under avsnittet Primary contact med följande fält:
   • Address Line 1 (krävs)
   • Address Line 2 (valfritt). Fylls i automatiskt när adressrad 1 överstiger 35 tecken.
   • City (krävs)
   • State/Territory (krävs)
   • ZIP/Postcode (krävs)
     
     Obs! Alla värden som anges i det här avsnittet får endast vara SWIFT-tecken.
     
      
      
4. Fyll i Xe Info med följande fält:
   • Company Name (valfritt). Fylls i om leverantörsnamnet skiljer sig från namnet på den mottagare som används för valutabetalningarna.
   • Recipient Account Name​ (krävs). 
   • Recipient Account Number​ ​(se Xe-betalningsguiden)
   • Recipient IBAN ​(se Xe-betalningsguiden)
   • Recipient BIC/SWIFT​ ​(se Xe-betalningsguiden)
   • Recipient National Clearing Code​ ​(se Xe-betalningsguiden)
   • Intermediary bank fields​ (Valfritt. Fyll i i förekommande fall.)
   • Recipient Country Code (​Krävs. Måste vara den tvåsiffriga landskoden, t.ex. CA för Kanada.)
   • Information om korrespondentbank (krävs endast om det anges av leverantören, annars kommer Xe automatiskt att välja korrespondentbank).
     
      

Exportera leverantörsbankuppgifter

1. Gå till Xe i rullgardinsmenyn och välj Export Vendors.
   
   
    
2. Klicka på knappen Sök för att visa befintliga leverantörer.
   
   
    
3. Klicka på Export för att ladda ner filen.
4. Vi rekommenderar att du rensar befintliga data i filen och sparar filen i Excel-format.​
5. Uppdatera och fyll i mallen med befintliga leverantörer och deras bankuppgifter och spara filen i CSV-format. För mer detaljerad information kan du använda relevanta fält i Setup Vendor Bank Information for Xe och Xe Payment Guide. 
    

Importera leverantörsbankuppgifter

Nu när du har exporterat, rensat och uppdaterat dina leverantörer är du redo att importera data tillbaka till Xe-applikationen.​

1. Gå till Xe i rullgardinsmenyn och välj Import vendors.
2. Välj importfilen och klicka på Import Vendors.
    
    
3. Välj importfilen i Choose File och klicka på Import för att importera filen. ​
4. Importen kommer att bearbetas offline. ​
5. Om det behövs kan du ställa in ett e-postmeddelande för importresultat​
6. Markera rutan Enable email notification och ange e-postadressen.​
    
    
7. Navigera till Intacct-menyn och välj Xe ​
8. Välj Configuration​
9. Markera rutan Allow multiple bank accounts per Vendor​

10. Klicka på Save​

    Observera att om du väljer den här funktionen och sedan inaktiverar den kommer all information att tas bort. 

Funktionalitet för flera bankkonton per leverantör

Så här lägger du till flera bankkonton för en leverantör:

1. Gå till Accounts Payable, välj Vendors och välj sedan Edit.
2. Bläddra till Payment Information och klicka på +-tecknet för att lägga till ytterligare konton.

När du klickar på plustecknet visas nedanstående fönster och du kan fylla i de obligatoriska fälten.