Sommario:

• Benvenuti in Xe Global Business Payments
• Installazione di Xe Global Business Payments
• Come utilizzare Xe Global Business Payments
• Aggiunta di fatture da pagare alla posta in uscita
• Approvazione di un lotto di pagamento
• Ottenere un preventivo da Xe

Benvenuti in Xe Global Business Payments

Xe Global Business Payments è uno strumento proprietario che consente ai clienti di effettuare pagamenti nazionali e globali verso i propri fornitori. È attivato tramite ID aziendale e può essere aggiunto alle implementazioni esistenti di Sage Intacct. L'accesso e le autorizzazioni degli utenti sono gestiti all'interno del prodotto Sage Intacct.

Installazione di Xe Global Business Payments

Una volta creati i conti sia con Xe che con Sage Intacct, potrai installare e configurare Xe Global Business Payments nei tuoi ambienti Intacct.

Avrai bisogno dei seguenti abbonamenti con Sage Intacct:

• Multivaluta
• Servizi di piattaforma
• Servizi web

Configurazione

Per configurare Xe Global Business Payments, fare riferimento alla Guida per l'utente alla configurazione di Xe Global Business Payments.

Come utilizzare Xe Global Business Payments

Aggiunta di fatture da pagare alla posta in uscita

Quando le fatture vengono registrate in Contabilità fornitori, passa a Paga fatture

Nella schermata Paga fatture:

• Seleziona Registra trasferimento come metodo di pagamento.
• Seleziona Intervallo fornitore e/o Valuta fattura per filtrare.
• Nel campo Banca, seleziona il Conto di compensazione desiderato.
  • Assicurati di compilare il campo Banca per ultimo, altrimenti eliminerà i campi precedenti.
• Seleziona le fatture che devono essere incluse nel lotto di pagamento e clicca su Aggiungi a Posta in uscita.
  (Questi campi sono obbligatori.)

Suggerimento: se operi in un ambiente multivaluta, imposta la data di pagamento alla data odierna. In caso contrario, potresti ricevere un messaggio di errore relativo al tasso di cambio. Questa data verrà sostituita in un passaggio successivo.

Suggerimento: utilizza il filtro per identificare tutti i fornitori configurati per il pagamento tramite Xe Global Business Payments.

Dopo aver selezionato Aggiungi alla posta in uscita, verrai automaticamente indirizzato alla schermata Aggiungi altri dettagli.

• Ti verrà chiesto di aggiungere un promemoria e un numero di documento. Questi campi possono essere ignorati.
• Compila l'importo pagato dalla banca (richiesto da Sage). Questi dati verranno sovrascritti una volta ottenuti i preventivi. È sufficiente inserire "1" e selezionare Salva (questo è obbligatorio).
• Attendi la notifica di Intacct attestante l'avvenuta aggiunta del pagamento alla posta in uscita.
• Se disponi di più fatture in valute diverse, ripeti questa procedura cambiando la Valuta della fattura e aggiungendo le fatture alla Posta in uscita.

Suggerimento: ricorda di aggiornare la Selezione del conto bancario.

Creare un pagamento o un lotto di pagamenti

Puoi creare un pagamento unico o un lotto di pagamenti. In questo passaggio, creerai il lotto per la convalida, controllerai le coordinate bancarie e ti assicurerai che tutte le informazioni siano corrette.

• Verrai indirizzato automaticamente alla schermata e selezionerai Aggiungi.

Puoi filtrare le richieste di pagamento nella posta in uscita.

• Seleziona una banca e applica il filtro.
• Seleziona la casella per i pagamenti da elaborare. Assicurati che le Date di destinazione siano presenti o future, quindi seleziona Aggiungi selezionati.
• Se utilizzi il fornitore con la Configurazione di conti bancari multipli, seleziona il conto bancario appropriato per il pagamento.

Ora stai visualizzando una funzione di filtraggio per le richieste di pagamento nella posta in uscita.

• Seleziona una banca e applica il filtro.
• Se devi aggiungere altri pagamenti, seleziona Torna al filtro e aggiungili. Alla fine, seleziona Crea.

Se utilizzi il flusso di lavoro di approvazione di Xe Global Business Payments, verranno inviate notifiche via e-mail agli approvatori designati per avvisarli che i pagamenti sono pronti per essere approvati.

Approvazione di un lotto di pagamento

In questo passaggio, stai confermando che il fornitore, le coordinate bancarie e gli importi sono corretti.

• A questo punto, verrai indirizzato alla pagina Transazioni.
• Le tue transazioni appariranno con lo stato In attesa di approvazione.
• Seleziona Modifica, quindi seleziona Approva transazione.

Invio della transazione a Xe

La transazione verrà inviata a Xe per convalidare tutte le informazioni bancarie e i dettagli del pagamento.

• Vedrai che lo stato del tuo pagamento è ora Non inviato.
• Seleziona Modifica sulla voce corrispondente.
  • Assicurati di aver effettuato l'accesso a Xe. In caso contrario, seleziona Login Xe e inserisci le credenziali. 
     
• Seleziona Invia per iniziare il processo di invio della transazione a Xe.

Ottenere un preventivo da Xe

Xe fornirà un tasso di cambio in tempo reale per tutte le coppie di valute nel tuo lotto.

• Seleziona Modifica sulla transazione, quindi seleziona Preventivo.

Approvazione del preventivo e finalizzazione della transazione

Potrai controllare tutte le informazioni un'ultima volta.

• Il preventivo rimarrà bloccato per 60 secondi. Se al termine avrai bisogno di un nuovo preventivo, clicca su Aggiorna.
• Per completare la transazione, seleziona la casella Accetta i termini, quindi seleziona Approva.