Sommario:

• Impostazione di un conto di compensazione per i pagamenti
• Configurazione di Xe Global Business Payments
• Configurazione delle notifiche e-mail
• Configurazione della fattura AP / pagamento delle commissioni Xe (facoltativo)
• Configurazione dell'approvazione del pagamento AP (facoltativo)
• Configurazione dell'approvazione della transazione (facoltativo)
• Impostazione delle informazioni bancarie del fornitore per Xe
• Esportazione delle informazioni bancarie del fornitore
• Importazione delle informazioni bancarie del fornitore
• Funzionalità di più conti bancari per fornitore

Impostazione di un conto di compensazione per i pagamenti

Per impostare un conto di COMPENSAZIONE per i tuoi pagamenti, devi aggiungere il tuo conto bancario all'area del conto corrente. Questo conto corrente verrà utilizzato per tutti i pagamenti a fronte di Xe Global Business Payments e sarà noto come CONTO DI COMPENSAZIONE.

Vai al modulo Gestione cassa, clicca sul segno "+" accanto a "CONTO CORRENTE" per aggiungere un nuovo conto corrente:

Nella scheda Dettagli (sottolineata in blu), imposta le informazioni sul conto corrente che fungerà da conto di compensazione.

Conto corrente

1. ID account: crea un ID conto univoco. Ad esempio, puoi configurarlo come “Xe - Wells Fargo USD”.
   Nota: una volta salvato, non può essere modificato o rinominato.
2. Nome banca: crea un nome per la banca. Ad esempio, puoi semplicemente utilizzare "Xe" o replicare il nome del tuo conto bancario.
3. Valuta: la valuta selezionata deve corrispondere al tuo conto bancario di compensazione. Ad esempio, "Wells Fargo = USD".

Informazioni contabili

1. Conto CoG: aggiungi un conto CoGe associato al conto corrente di compensazione.
2. Registro GL predefinito per i pagamenti: questo registro verrà utilizzato per registrare le voci contabili per il conto di compensazione relative alle fatture raggruppate create.
3. ID posizione: scegli l'entità che si associa al conto corrente di compensazione per pagare le bollette.

Clicca sul pulsante "Salva" e verrai reindirizzato alla pagina principale del conto corrente.

Abilita Xe Global Business Payments per il conto di compensazione

1. Clicca su "Modifica".
2. Vai alla scheda "Configurazione Xe ".
3. Seleziona la casella di controllo "Abilita Xe".
4. Compila i tre campi obbligatori:
   • Numero di conto Xe: questo numero di conto verrà fornito da Xe.
   • Conto bancario per il finanziamento Xe: seleziona il tuo conto corrente.

   • Registro per il finanziamento Xe: questo registro si occuperà di registrare il finanziamento della tua transazione dal tuo conto bancario (ad esempio, Wells Fargo) al conto corrente nominato, che funge da conto di compensazione per Xe Global Business Payments.

     Può trattarsi di un registro esistente o di uno nuovo.

Configurazione di Xe Global Business Payments

Per completare questi passaggi, è necessario disporre di un utente del servizio web con privilegi di amministratore COMPLETI:

1. Seleziona Società dall'elenco principale della barra degli strumenti.
2. Seleziona Utenti del servizio web.
3. Assegna il ruolo Xe all'utente del servizio web.
4. Seleziona Xe dall'elenco principale della barra degli strumenti.
5. Seleziona Configurazione.

6. Nella sezione Configurazione amministrativa di Intacct, utilizza le credenziali dell'utente del servizio web per effettuale la compilazione:

   • ID utente
   • Password utente

   Questa sezione è modificabile solo a livello superiore.

Per assistenza nella creazione di un utente del servizio web, contatta il tuo account manager Sage Intacct o visita il Centro assistenza Intacct.

 
 

Configurazione delle notifiche e-mail

Per abilitare la copia delle notifiche e-mail di rifiuto:

1. L'indirizzo e-mail indicato riceverà una notifica una volta che i pagamenti sono stati rifiutati da Xe.
2. Sono consentiti più indirizzi e-mail. Questi devono essere separati da un punto e virgola “;” senza spazi.

Configurazione della fattura AP / pagamento delle commissioni Xe (facoltativo)

La configurazione di questa sezione serve a registrare le fatture e i pagamenti per le commissioni di pagamento Xe. Ad esempio, pagamenti nazionali.​

Abilita l'opzione "Consenti pagamenti nazionali" solo se utilizzerai Xe Global Business Payments per i pagamenti nella stessa valuta (ad esempio, trasferimenti da USD a USD).

Compila i seguenti campi in maniera appropriata:

1. Seleziona il Fornitore che desideri pagare nella stessa valuta.
2. Selezionare il conto GL per registrare le commissioni di Xe Global Business Payment.
3. Seleziona la posizione in cui registrare le commissioni di pagamento Xe Global Business nei confronti dell'entità corretta.
4. Seleziona il Reparto per registrare le commissioni di pagamento Xe Global Business.

Configurazione dell'approvazione del pagamento AP (facoltativo)

Se l'opzione Approvazione dei pagamenti è abilitata nel modulo Contabilità fornitori, puoi attivare l'approvazione automatica dei pagamenti AP.

1. Nella sezione Configurazione dell'approvazione del pagamento AP, utilizza le credenziali dell'utente del servizio web per compilare:
   • ID utente approvazione
   • Password utente approvazione

Configurazione dell'approvazione della transazione (facoltativo)

Facendo clic su ciascuna casella, abiliterai le seguenti funzionalità:

• Abilita il processo di approvazione Xe.
• Il mittente riceve notifiche via e-mail una volta che la transazione è stata approvata.
• Il responsabile dell'approvazione riceve notifiche via e-mail per le transazioni che necessitano della sua approvazione.

Tutti i responsabili dell'approvazione riceveranno notifiche via e-mail per ogni transazione da approvare. Aggiungi gli indirizzi e-mail (separati da “;”) che riceveranno le notifiche.

I controlli di approvazione forniti sono separati per utenti o per livelli di importo minimo. ​

• Seleziona il responsabile dell'approvazione dal menu a discesa. Sono consentiti più utenti.
• Se viene selezionato "Approva per livello", inserisci la soglia in dollari e i responsabili dell'approvazione per ogni livello.

Configurazione delle informazioni bancarie del fornitore per Xe

Per abilitare i pagamenti ai fornitori tramite Xe Global Business Payments, segui i seguenti passaggi:

1. Vai al modulo Contabilità fornitori e seleziona Fornitori.
   
    
    
2. Clicca su "Modifica" per il fornitore che desideri abilitare per Xe Global Business Payments.
   
    
    
3. Compila la scheda Fornitore nella sezione Contatto principale con i seguenti campi:
   • Indirizzo Riga 1 (obbligatorio)
   • Indirizzo riga 2 (facoltativo). Verrà compilato automaticamente quando la riga 1 dell'indirizzo supera i 35 caratteri.
   • Città (obbligatorio)
   • Stato/territorio (obbligatorio)
   • CAP (obbligatorio)
     
     Nota: tutti i valori inseriti in questa sezione devono essere solo caratteri SWIFT.
      
      
4. Compila Xe Info con i seguenti campi:
   • Nome dell'azienda (facoltativo). Compila se il nome del fornitore è diverso dal nome del destinatario utilizzato per i pagamenti FX.
   • Nome conto del destinatario​ (obbligatorio). 
   • Numero di conto del destinatario​ ​(fare riferimento alla Guida ai pagamenti Xe)
   • IBAN del destinatario ​(fare riferimento alla Guida ai pagamenti Xe)
   • Destinatario BIC/SWIFT​ ​(fare riferimento alla Guida ai pagamenti Xe)
   • Codice di compensazione nazionale del destinatario​ ​(fare riferimento alla Guida ai pagamenti Xe)
   • Campi della banca intermediaria​ (facoltativo. Compilare opportunamente se necessario)
   • Codice paese del destinatario (Obbligatorio. Deve essere il codice del paese di 2 cifre, ad esempio CA per il Canada.)​
   • Dettagli dell'intermediario (richiesto solo se specificato dal fornitore, altrimenti Xe sceglierà automaticamente la banca intermediaria.)
     
      

Esportazione delle informazioni bancarie del fornitore

1. Vai su Xe nel menu a discesa e seleziona Esporta fornitori.
   
   
    
2. Clicca sul pulsante "Cerca" per visualizzare i fornitori esistenti.
   
   
    
3. Clicca su "Esporta" per scaricare il file.
4. È consigliabile eliminare i dati già presenti nel file e salvarlo in formato Excel.​
5. Aggiorna e popola il modello con i fornitori esistenti e le loro informazioni bancarie e salva il file in formato CSV. Per maggiori dettagli, utilizza i campi obbligatori nella sezione "Configurazione delle informazioni bancarie del fornitore per Xe" e consulta la "Guida ai pagamenti Xe".
    

Importazione delle informazioni bancarie del fornitore

Una volta esportati, puliti e aggiornati i tuoi fornitori, i dati sono pronti per essere importati di nuovo nell'applicazione Xe.

1. Vai su Xe nel menu a discesa e seleziona Importa fornitori.
2. Seleziona il file da importare e clicca su "Importa fornitori".
    
    
3. Seleziona il file da importare in "Scegli file" e clicca su "Importa" per importarlo. ​
4. L'importazione verrà elaborata offline. ​
5. Se necessario, è possibile impostare una notifica e-mail per i risultati dell'importazione.​
6. Seleziona la casella "Abilita notifica e-mail" e inserisci l'indirizzo e-mail.​
    
    
7. Vai al menu Intacct e seleziona "Xe" ​
8. Seleziona "Configurazione"​
9. Seleziona la casella "Consenti più conti bancari per fornitore"​

10. Clicca su Salva​

    Tieni presente che, se scegli di attivare questa funzionalità e poi la disattivi, tutti i dettagli verranno rimossi.

Funzionalità di più conti bancari per fornitore

Per aggiungere più conti bancari per un fornitore:

1. Vai su Contabilità fornitori, seleziona Fornitori, quindi Modifica.
2. Scorri fino a Informazioni di pagamento e clicca sul simbolo "+" per aggiungere altri conti.

Cliccando sul segno più, verrà visualizzata la finestra sottostante e potrai compilare i campi richiesti.