Sisällysluettelo:

• Maksujen selvitystilin perustaminen
• Xe Global Business -maksujen määritys
• Sähköposti-ilmoitusasetusten määrittäminen
• AP-lasku / Xe-maksujen konfigurointi (valinnainen)
• AP-maksujen hyväksyntäasetukset (valinnainen)
• Maksutapahtumien hyväksynnän asetukset (valinnainen)
• Toimittajan pankkitietojen määrittäminen Xe:lle
• Toimittajan pankkitietojen vieminen
• Toimittajan pankkitietojen tuonti
• Useita pankkitilejä per toimittaja -toiminnallisuus

Maksujen selvitystilin perustaminen

Jotta voitte määrittää SELVITYS-tilin maksujanne varten, teidän on lisättävä pankkitilinne käyttötili(t) -alueelle. Tätä käyttötiliä käytetään kaikkiin Xe Global Business Payments -selvityksiin, ja se tunnetaan nimellä SELVITYSTILI.

Siirry TARKASTETAAN-moduuliin ja lisää uusi käyttötili napsauttamalla "+"-merkkiä kohdan "KÄYTTÖTILI" vieressä:

Asettakaa Tiedot-välilehdellä (sinisellä alleviivattu) sekkitilin tiedot, joka toimii selvitystilinäsi.

Käyttötilitili

1. Tilin tunnus: Luo yksilöllinen Tilin tunnus. Voitte esimerkiksi määrittää sen muotoon "Xe - Wells Fargo USD".
   Huomautus: Kun tämä on tallennettu, sitä ei voi muokata tai nimetä uudelleen.
2. Pankin nimi: Luo pankin nimi. Voitte esimerkiksi käyttää yksinkertaisesti "Xe" tai toistaa pankkitilin nimen.
3. Valuutta: Valitun valuutan tulee vastata selvityspankkitiliänne. Esimerkiksi "Wells Fargo = USD".

Kirjanpitotiedot

1. GL-tili: Lisätkää GL-tili, joka liittyy selvitystilitykseen.
2. Oletusarvoinen maksettava GL-päiväkirja: Tätä päiväkirjaa käytetään kirjaamaan päiväkirjamerkinnät selvitystiliä vastaan luotuja eräkohtaisia laskuja varten.
3. Sijaintitunnus: Valitkaa yksikkö, joka liittyy Clearing Checking Account -tiliin laskujenne maksamista varten.

Napsauttakaa "Tallenna"-painiketta, ja siirrytte takaisin tarkastustilien pääsivulle.

Ottakaa Xe Global Business Payments käyttöön selvitystilille

1. Napsauttakaa "Muokkaa".
2. Siirtykää "Xe setup" -välilehdelle.
3. Rastittakaa valintaruutu "Ota Xe käyttöön".
4. Täyttäkää kolme pakollista kenttää:
   • Xe-tilinumero: Xe antaa tämän tilinumeron.
   • Xe-rahoituksen pankkitili: valitkaa käyttötilinne.

   • Xe-rahoituspäiväkirja: Tämä päiväkirja kirjaa tapahtuman rahoituksen pankkitililtäsi (esim. Wells Fargo) nimetylle sekkitilille, joka toimii Xe Global Business Paymentsin selvitystilinä.

     Tämä voi olla olemassa oleva lehti tai uusi lehti.

Xe Global Business -maksujen määritys

Näiden vaiheiden suorittaminen edellyttää, että teillä on WWW-palvelun käyttäjä, jolla on täydet järjestelmänvalvojan oikeudet:

1. Valitkaa työkalurivin pääluettelosta Yritys.
2. Valitkaa Web-palvelun käyttäjät.
3. Määrittäkää Xe-rooli kyseiselle verkkopalvelun käyttäjälle.
4. Valitkaa Xe päätyökalupalkin luettelosta.
5. Valitkaa Määritys.

6. Käyttäkää Intacct Administrative Configuration -osiossa Web Service User -tunnuksia täyttääksenne seuraavat:

   • Käyttäjätunnus
   • Käyttäjän salasana

   Tätä osaa voi muokata vain ylimmällä tasolla.

Jos tarvitsette apua verkkopalvelun käyttäjän luomisessa, olkaa hyvä ja ottakaa yhteyttä Sage Intacct -tilimanageriinne tai käykää Intacctin apukeskuksessa.

 
 

Sähköposti-ilmoitusasetusten määrittäminen

Kopioinnin hylkäämisen sähköposti-ilmoitusten ottaminen käyttöön:

1. Ilmoitettu sähköpostiosoite saa ilmoituksen, kun Xe on hylännyt maksun/maksut.
2. Useita sähköpostiosoitteita on sallittuja. Nämä sähköpostiosoitteet tulee erottaa puolipisteellä ”;” eikä välilyöntiä tarvita.

AP-lasku / Xe-maksujen konfigurointi (valinnainen)

Tämän osion tehtävänä on kirjata Xe-maksuja koskevat laskut ja maksut. Esim. kotimaan maksu(t).​

Ottakaa ”Salli kotimaiset maksut” käyttöön vain, jos käytätte Xe Global Business Payments -maksua saman valuutan maksuihin (esim. USD-USD-siirrot).

Täyttäkää seuraavat kentät asianmukaisesti:

1. Valitkaa Myyjä, jolle haluatte maksaa samassa valuutassa.
2. Valitkaa GL-tili, jolle Xe Global Business Payment -maksut kirjataan.
3. Valitkaa Sijainti, jotta Xe Global Business Payment -maksut kirjataan oikeaa yksikköä vastaan.
4. Valitkaa osasto, johon Xe Global Business Payment -maksut kirjataan.

AP-maksun hyväksynnän määritys (valinnainen)

Jos Maksun hyväksyntä on otettu käyttöön Ostoreskontra-moduulissa, voitte aktivoida AP-maksujen automaattisen hyväksynnän.

1. Käyttäkää AP Payment Approval Configuration -osiossa Verkkopalvelun käyttäjän tunnistetietoja täyttämiseen:
   • Hyväksyjän käyttäjätunnus
   • Hyväksyntäkäyttäjän salasana

Maksutapahtumien hyväksynnän asetukset (valinnainen)

Napsauttamalla kutakin ruutua otatte käyttöön seuraavat toiminnot:

• Ottaa käyttöön Xe-hyväksyntäprosessin.
• Lähettäjä saa sähköposti-ilmoituksia, kun tapahtuma on hyväksytty.
• Hyväksyjä saa sähköposti-ilmoituksia tapahtumista, jotka tarvitsevat hänen hyväksyntänsä.

Kaikki hyväksyjät saavat sähköposti-ilmoituksia kaikista hyväksyntää vaativista tapahtumista. Lisätkää sähköpostiosoitteet (eroteltuna puolipisteellä ";"), jotka saavat ilmoitukset.

Toimitetut hyväksyntäkontrollit on eroteltu käyttäjien tai vähimmäismäärätasojen perusteella. ​

• Valitkaa hyväksyjä pudotusvalikosta. Useita käyttäjiä sallitaan.
• Jos valitsette Hyväksy tason mukaan -vaihtoehdon, syöttäkää kunkin tason dollarimääräinen kynnysarvo ja hyväksyjät. 

Toimittajan pankkitietojen määrittäminen Xe:lle

Voitte ottaa käyttöön maksut myyjille Xe Global Business Payments-palvelun kautta seuraavasti:

1. Siirtykää ostoreskontra-moduuliin ja valitkaa Toimittajat.
   
    
    
2. Napsauttakaa "Muokkaa" sen myyjän kohdalla, jolle haluatte ottaa käyttöön Xe Global Business Payments -palvelun.
   
    
    
3. Täyttäkää Ensisijainen yhteyshenkilö -osion Toimittaja-välilehti seuraavilla kentillä:
   • Osoiterivi 1 (Pakollinen)
   • Osoiterivi 2 (valinnainen). Täyttyy automaattisesti, kun osoiterivi 1 ylittää 35 merkkiä.
   • Paikkakunta (pakollinen)
   • Osavaltio/territorio (pakollinen)
   • Postinumero (Pakollinen)
     
     Huomautus: Kaikki tähän osioon syötetyt arvot saavat olla vain SWIFT-merkkejä.
      
      
4. Täytä Xe Info seuraavilla kentillä:
   • Yrityksen nimi (vapaaehtoinen). Täyttäkää, jos toimittajan nimi on eri kuin FX-maksuissa käytetty vastaanottajan nimi.
   • Saajan tilin nimi​ (pakollinen). 
   • Vastaanottajan tilinumero​ ​(katso Xe Payment Guide).
   • Vastaanottajan IBAN ​(katsokaa Xe Payment Guide)
   • Vastaanottajan BIC/SWIFT​ ​(katso Xe-maksuopas)
   • Vastaanottajan kansallinen selvityskoodi​ ​(katso Xe.maksuopas)
   • Välittäjäpankin kentät​ (valinnainen. Täyttäkää tarvittaessa vastaavasti)
   • Vastaanottajan maakoodi (Pakollinen. Täytyy olla kaksinumeroinen maatunnus, esim. CA tarkoittaa Kanadaa.)
   • Välittäjän tiedot (Tarvitaan vain, jos myyjä on ilmoittanut sen, muuten Xe valitsee välittäjäpankin automaattisesti.)
     
      

Toimittajan pankkitietojen vieminen

1. Siirtykää Xe-pudotusvalikkoon ja valitkaa Vie toimittajia.
   
   
    
2. Napsauttakaa "Etsi" -painiketta näyttääksenne olemassa olevat myyjät.
   
   
    
3. Ladatkaa tiedosto napsa uttamalla ” Vie”.
4. Suosittelemme, että puhdistatte tiedostossa olevat tiedot ja tallennatte tiedoston Excel-muodossa.​
5. Päivittäkää ja täyttäkää malli olemassa olevilla toimittajilla ja heidän pankkitiedoillaan ja tallentakaa tiedosto CSV-muodossa. Lisätietoja saat käyttämällä "Setup Vendor Bank Information for Xe" -kohdan pakollisia kenttiä ja "Xe-maksuopasta". 
    

Toimittajan pankkitietojen tuonti

Nyt kun olette vieneet, puhdistaneet ja päivittäneet toimittajat, tiedot ovat valmiita tuotaviksi takaisin Xe-sovellukseen.​

1. Siirtykää avattavasta valikosta kohtaan Xe ja valitkaa Tuo toimittajia.
2. Valitkaa tuontitiedosto ja napsauttakaa Tuo toimittajia. 
    
3. Valitse tuontitiedosto kohdasta "Valitkaa tiedosto" ja napsauttakaa "Tuo" tuodaksenne tiedoston. ​
4. Tuonti käsitellään offline-tilassa. ​
5. Tarvittaessa voitte asettaa sähköposti-ilmoituksen tuontituloksille.​
6. Merkitkää "Ota sähköposti-ilmoitus käyttöön" -ruutu ja syöttäkää sähköpostiosoite.​
    
    
7. Siirtykää Intacct-valikkoon ja valitkaa "Xe". ​
8. Valitkaa "Määritykset"​
9. Merkitse valintaruutu "Salli useita pankkitilejä toimittajaa kohti)".​

10. Napsauttakaa Tallenna​

    Huomioikaa, että jos valitsette tämän toiminnon ja poistatte sen käytöstä, kaikki tiedot poistetaan. 

Useita pankkitilejä per toimittaja -toiminnallisuus

Useiden pankkitilien lisääminen toimittajalle:

1. Siirtykää Ostoreskontraan, valitkaa Toimittajat ja sitten Muokkaa.
2. Vierittäkää Maksutiedot -kohtaan ja napsauttakaa ”+” -symbolia lisätäksenne tilejä.

Kun napsautatte plus-merkkiä, alla oleva ikkuna tulee näkyviin, ja voitte täyttää vaaditut kentät.