Tabel de conținut:

• Configurarea unui cont de compensare pentru plăți
• Configurarea plăților globale de afaceri Xe
• Configurarea notificării prin e-mail
• Configurare factură AP / Configurare plată taxe Xe (opțional)
• Configurarea aprobării plății AP (opțional)
• Configurare aprobare tranzacție (opțional)
• Configurarea informațiilor bancare ale furnizorului pentru Xe
• Exportarea informațiilor bancare ale furnizorului
• Importarea informațiilor bancare ale furnizorului
• Funcționalitate pentru conturi bancare multiple per furnizor

Configurarea unui cont de compensare pentru plăți

Pentru a configura un cont de decontare pentru plățile dvs., trebuie să adăugați contul dvs. bancar în zona conturi curente. Acest cont curent va fi utilizat pentru toate decontările către Xe Global Business Payments și va fi cunoscut sub numele de CONT DE DECONTARE.

Accesați modulul Cash Management, faceți clic pe semnul "+" de lângă "CHECKING" pentru a adăuga un nou cont curent:

În fila Detalii (subliniată cu albastru), configurați informațiile contului pentru contul curent care va funcționa ca și conturile dvs. de compensare.

Cont curent

1. ID de cont: Creați un ID de cont unic. De exemplu, puteți să-l configurați ca „Xe - Wells Fargo USD”.
   Notă: Odată ce a fost salvată, aceasta nu mai poate fi editată sau redenumită.
2. Denumire bancă: Creați un nume de bancă. De exemplu, puteți folosi pur și simplu „Xe” sau să reproduceți numele contului dvs. bancar.
3. Monedă: Moneda selectată ar trebui să corespundă contului dvs. bancar de clearing. De exemplu, "Wells Fargo = USD".

Informații contabile

1. Cont GL: Adăugați un cont GL asociat cu contul de verificare pentru compensare.
2. Jurnal GL implicit pentru plăți: Acest jurnal va fi utilizat pentru a înregistra înregistrările contabile pentru contul de compensare aferent facturilor grupate create.
3. ID locație: Alegeți entitatea care se asociază cu contul de verificare pentru compensare pentru a vă plăti facturile.

Faceți clic pe butonul "Salvare" și veți fi redirecționat înapoi la pagina principală a conturilor curente.

Activați Xe Global Business Payments pentru contul de compensare

1. Faceți clic pe „Editați”.
2. Mergeți la "Xe setup" Tab.
3. Bifați caseta de selectare "Activează Xe".
4. Completați cele trei câmpuri obligatorii:
   • Numărul de cont Xe: Xe va furniza acest număr de cont.
   • Contul bancar Xe Funding: Selectați contul dvs. curent.

   • Jurnal pentru finanțarea Xe: Acest jurnal va înregistra finanțarea tranzacției dvs. din contul dvs. bancar (de exemplu, Wells Fargo) în contul de verificare desemnat, care acționează ca un cont de compensare pentru Xe Global Business Payments.

     Acesta poate fi un jurnal existent sau unul nou.

Configurarea plăților globale de afaceri Xe

Pentru a parcurge acești pași, trebuie să aveți un utilizator Web Service cu privilegii FULL Admin:

1. Selectați Societate din lista principală a barei de instrumente.
2. Selectați Utilizatori de servicii web.
3. Atribuiți rolul Xe acelui utilizator de servicii web.
4. Selectați Xe din lista principală a barei de instrumente.
5. Selectați Configurație.

6. În secțiunea Configurație administrativă Intacct, utilizați datele de identificare ale utilizatorului serviciului web pentru a completa:

   • ID-ul utilizatorului
   • Parolă de utilizator

   Această secțiune poate fi editată doar la nivelul superior.

Pentru asistență în crearea unui utilizator de serviciu web, vă rugăm să contactați Managerul de cont Sage Intacct sau să vizitați Centrul de asistență Intacct.

 
 

Configurarea notificării prin e-mail

Pentru a activa notificările prin e-mail de respingere a copiei:

1. Adresa de e-mail listată va primi o notificare odată ce plata (plățile) a fost respinsă de Xe.
2. Sunt permise mai multe adrese de e-mail. Aceste e-mailuri ar trebui separate cu punct și virgulă „;” și nu este nevoie de spațiu.

Configurare factură AP / Configurare plată taxe Xe (opțional)

Configurația acestei secțiuni este destinată înregistrării facturilor și plăților pentru taxele de plată Xe. De exemplu, plată/plăți internă/interne.​

Activați „Permiteți plăți interne” doar dacă veți folosi Xe Global Business Payments pentru plăți în aceeași monedă (de exemplu, transferuri USD în USD).

Completați următoarele câmpuri corespunzător:

1. Selectați Furnizorul pe care doriți să-l plătiți în aceeași monedă.
2. Selectați contul GL pentru a înregistra taxele de plată ale afacerii globale Xe.
3. Selectați Locația pentru a înregistra taxele de plată Xe Global Business la entitatea corectă.
4. Selectați Departamentul pentru a înregistra taxele pentru plățile de afaceri globale Xe.

Configurarea aprobării plății AP (opțional)

Dacă Aprobarea plății este activată în modulul Conturi de plătit, puteți activa aprobatul automat al plăților AP.

1. În secțiunea AP Payment Approval Configuration, folosiți datele de autentificare ale utilizatorului serviciului web pentru a completa:
   • ID utilizator aprobat
   • Parolă utilizator pentru aprobare

Configurare aprobare tranzacție (opțional)

Făcând clic pe fiecare casetă, veți activa următoarele funcționalități:

• Activează procesul de aprobare Xe.
• Expeditorul primește notificări prin e-mail odată ce tranzacția este aprobată.
• Aprobatorul primește notificări prin e-mail pentru tranzacțiile care necesită aprobarea lor.

Toți aprobatorii vor primi notificări prin e-mail pentru orice tranzacție care necesită aprobare. Adăugați adresele de e-mail (separate prin „;”) care vor primi notificările.

Controalele de aprobare furnizate sunt separate pe baza utilizatorilor sau a nivelurilor de sumă minimă. ​

• Selectați aprobatorul din meniul derulant. Sunt permise mai multe conturi de utilizator.
• Dacă este selectată opțiunea Aprobare pe nivel, introduceți pragul în dolari și aprobatorii pentru fiecare nivel. 

Configurarea informațiilor bancare ale furnizorului pentru Xe

Pentru a permite plățile către furnizori prin Xe Global Business Payments, urmați acești pași:

1. Navigați la modulul Conturi de plătit și selectați Furnizori.
   
    
    
2. Faceți clic pe „Editare” pentru furnizorul pe care doriți să-l activați pentru Xe Global Business Payments.
   
    
    
3. Completați fila Furnizor din secțiunea Contact principal cu următoarele câmpuri:
   • Adresă linia 1 (obligatoriu)
   • Rândul 2 al adresei (opțional). Se va completa automat odată ce linia de adresă 1 depășește 35 de caractere.
   • Oraș (Obligatoriu)
   • Stat/Teritoriu (Obligatoriu)
   • Cod poștal (Obligatoriu)
     
     Notă: Toate valorile introduse în această secțiune trebuie să fie doar caractere SWIFT.
     
      
      
4. Completați Xe Info cu următoarele câmpuri:
   • Numele companiei (opțional). Completați dacă numele furnizorului este diferit de numele destinatarului utilizat pentru plățile valutare.
   • Numele contului destinatarului​ (obligatoriu). 
   • Numărul contului destinatarului​ ​(consultați Ghidul de plată Xe)
   • IBAN-ul destinatarului ​(consultați Ghidul de plată Xe)
   • BIC/SWIFT al destinatarului​ ​(consultați Ghidul de plată Xe)
   • Codul național de compensare al destinatarului​ ​(consultați Ghidul de plată Xe)
   • Câmpuri bancare intermediare​ (Opțional. Completați corespunzător, dacă este cazul)
   • Codul țării destinatarului (Obligatoriu. Trebuie să fie codul de țară din 2 litere, de exemplu. CA pentru Canada.)
   • Detalii intermediar (Necesare doar dacă este specificat de furnizor, altfel Xe va alege automat banca intermediară.)
     
      

Exportarea informațiilor bancare ale furnizorului

1. Navigați la Xe în meniul derulant și selectați Exportați furnizori.
   
   
    
2. Faceți clic pe butonul "Căutare" pentru a afișa furnizorii existenți.
   
   
    
3. Faceți clic pe „Export” pentru a descărca fișierul.
4. Vă recomandăm să curățați datele existente din fișier și să salvați fișierul în format Excel.​
5. Actualizați și completați șablonul cu furnizorii existenți și informațiile lor bancare și salvați fișierul în format CSV. Pentru mai multe detalii, vă rugăm să folosiți câmpurile obligatorii din „Configurarea informațiilor bancare ale furnizorului pentru Xe” și să consultați „Ghidul de plată Xe”. 
    

Importarea informațiilor bancare ale furnizorului

Acum că ați exportat, curățat și actualizat furnizorii, datele sunt gata să fie importate înapoi în aplicația Xe.​

1. Navigați la Xe în meniul derulant și selectați Importați Furnizori.
2. Selectați fișierul de import și faceți clic pe „Importați Furnizori”.
    
    
3. Selectați fișierul de import din „Alegeți fișier” și faceți clic pe „Importați” pentru a importa fișierul. ​
4. Importul va fi prelucrat offline. ​
5. Dacă este necesar, puteți seta o notificare prin e-mail pentru rezultatele importului.​
6. Bifați caseta „Activați notificările prin e-mail” și completați adresa de e-mail.​
    
    
7. Navigați la meniul Intacct și selectați "Xe" ​
8. Selectați "Configurare"​
9. Bifați caseta "Permiteți mai multe conturi bancare per Furnizor"​

10. Faceți clic pe Salvare​

    Vă rugăm să rețineți că, dacă alegeți această funcționalitate și apoi o dezactivați, toate detaliile vor fi eliminate. 

Funcționalitate pentru conturi bancare multiple per furnizor

Pentru a adăuga mai multe conturi bancare pentru un furnizor:

1. Accesați Conturi de plătit, selectați Furnizori, apoi Editați.
2. Derulați până la Informații de plată și faceți clic pe simbolul „+” pentru a adăuga conturi suplimentare.

Când faceți clic pe semnul plus, fereastra de mai jos va apărea și puteți completa câmpurile necesare.