Πίνακας περιεχομένων:

• Ρύθμιση λογαριασμού εκκαθάρισης για πληρωμές
• Διαμόρφωση των Xe Global Business Payments
• Ρύθμιση παραμέτρων ειδοποιήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Διαμόρφωση λογαριασμού AP / πληρωμή τελών Xe (προαιρετική)
• Διαμόρφωση έγκρισης πληρωμής AP (προαιρετική)
• Διαμόρφωση Έγκρισης Συναλλαγής (Προαιρετική)
• Ρύθμιση τραπεζικών πληροφοριών προμηθευτή για το Xe
• Εξαγωγή πληροφοριών τράπεζας προμηθευτή
• Εισαγωγή πληροφοριών τράπεζας προμηθευτή
• Λειτουργικότητα πολλαπλών τραπεζικών λογαριασμών ανά προμηθευτή

Ρύθμιση λογαριασμού εκκαθάρισης για πληρωμές

Για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ για τις πληρωμές σας, πρέπει να προσθέσετε τον τραπεζικό σας λογαριασμό στην περιοχή λογαριασμών ελέγχου. Αυτός ο λογαριασμός ελέγχου θα χρησιμοποιηθεί για όλους τους διακανονισμούς έναντι της Xe Global Business Payments και θα είναι γνωστός ως ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ.

Πλοηγηθείτε στην ενότητα Cash Management, κάντε κλικ στο σύμβολο "+" δίπλα στο "CHECKING" για να προσθέσετε έναν νέο λογαριασμό όψεως:

Στην καρτέλα Λεπτομέρειες (υπογραμμισμένη με μπλε χρώμα), ρυθμίστε τις πληροφορίες λογαριασμού για τον λογαριασμό ελέγχου που θα λειτουργεί ως λογαριασμός εκκαθάρισης.

Έλεγχος λογαριασμού

1. Αναγνωριστικό λογαριασμού: Δημιουργήστε ένα μοναδικό αναγνωριστικό λογαριασμού. Για παράδειγμα, μπορείτε να το ρυθμίσετε ως "Xe - Wells Fargo USD".
   Σημείωση: Αφού αποθηκευτεί, αυτό δεν μπορεί να επεξεργαστεί ή να μετονομαστεί.
2. Bank Name: Δημιουργήστε ένα όνομα τράπεζας. Για παράδειγμα, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε το "Xe" ή να αναπαράγετε το όνομα του τραπεζικού λογαριασμού σας.
3. Νόμισμα: Το νόμισμα που επιλέγεται πρέπει να ταιριάζει με τον τραπεζικό σας λογαριασμό εκκαθάρισης. Για παράδειγμα, "Wells Fargo = USD".

Λογιστικές πληροφορίες

1. Λογαριασμός GL: Προσθέστε έναν λογαριασμό GL που συνδέεται με τον Λογαριασμό Εκκαθάρισης.
2. Προεπιλεγμένο πληρωτέο ημερολόγιο GL: Αυτό το ημερολόγιο θα χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή των εγγραφών ημερολογίου για τον λογαριασμό εκκαθάρισης έναντι των ομαδοποιημένων λογαριασμών που δημιουργήθηκαν.
3. Ταυτότητα τοποθεσίας: Επιλέξτε την οντότητα που συνδέεται με τον Λογαριασμό Εκκαθάρισης για να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση” και θα ανακατευθυνθείτε πίσω στην κεντρική σελίδα των λογαριασμών ελέγχου.

Ενεργοποιήστε το Xe Global Business Payments για τον λογαριασμό εκκαθάρισης

1. Κάντε κλικ στην επιλογή "Edit" (Επεξεργασία).
2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Xe setup".
3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Enable Xe".
4. Συμπληρώστε τα τρία απαιτούμενα πεδία:
   • Αριθμός λογαριασμού Xe: Η Xe θα παρέχει αυτόν τον αριθμό λογαριασμού.
   • Τραπεζικός λογαριασμός Xe Funding: Επιλέξτε τον τρεχούμενο λογαριασμό σας.

   • Ημερολόγιο για Χρηματοδότηση Xe: Αυτό το ημερολόγιο θα καταγράφει τη χρηματοδότηση της συναλλαγής σας από τον τραπεζικό σας λογαριασμό (π.χ. Wells Fargo) στον καθορισμένο λογαριασμό όψεως, ο οποίος λειτουργεί ως λογαριασμός εκκαθάρισης για τις Xe Global Business Payments.

     Αυτό μπορεί να είναι ένα υπάρχον περιοδικό ή ένα νέο περιοδικό.

Διαμόρφωση των Xe Global Business Payments

Για να ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, απαιτείται ένας χρήστης υπηρεσίας Web με δικαιώματα ΠΛΗΡΟΥΣ διαχειριστή:

1. Επιλέξτε Company από την κύρια λίστα της γραμμής εργαλείων.
2. Επιλέξτε Χρήστες Υπηρεσίας Ιστού.
3. Αναθέστε το ρόλο Xe σε εκείνον τον χρήστη υπηρεσίας Web.
4. Επιλέξτε Xe από τη λίστα της κύριας γραμμής εργαλείων.
5. Επιλέξτε Ρυθμίσεις.

6. Στην ενότητα Intacct Administrative Configuration, χρησιμοποιήστε τα διαπιστευτήρια χρήστη της υπηρεσίας Web Service για να συμπληρώσετε:

   • Αναγνωριστικό χρήστη
   • Κωδικός πρόσβασης χρήστη

   Αυτό το τμήμα μπορεί να επεξεργαστεί μόνο στο ανώτατο επίπεδο.

Για βοήθεια στη δημιουργία ενός χρήστη της υπηρεσίας Web, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον Sage Intacct Account Manager σας ή επισκεφθείτε το Intacct Help Center.

 
 

Ρύθμιση παραμέτρων ειδοποιήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απόρριψης αντιγραφής:

1. Η αναγραφόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λάβει ειδοποίηση μόλις η πληρωμή ή οι πληρωμές απορριφθούν από την Xe.
2. Επιτρέπονται πολλαπλές διευθύνσεις email. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να διαχωρίζονται με ελληνικό ερωτηματικό ";" και δεν χρειάζεται κενό διάστημα.

Διαμόρφωση λογαριασμού AP / πληρωμής τελών Xe (Προαιρετική)

Η διαμόρφωση αυτής της ενότητας είναι για την καταγραφή λογαριασμών και πληρωμών για τα τέλη πληρωμής Xe. Π.χ., εγχώρια πληρωμή(-ές).​

Ενεργοποιήστε την επιλογή «Να επιτρέπονται εγχώριες πληρωμές» μόνο εάν θα χρησιμοποιήσετε το Xe Global Business Payments για πληρωμές στο ίδιο νόμισμα (π.χ. μεταφορές USD σε USD).

Συμπληρώστε τα παρακάτω πεδία αναλόγως:

1. Επιλέξτε τον Προμηθευτή που επιθυμείτε να πληρώσετε στο ίδιο νόμισμα.
2. Επιλέξτε τον GL λογαριασμό για να καταγράψετε τα τέλη των πληρωμών της Xe Global Business.
3. Επιλέξτε την Τοποθεσία για να καταγράψετε τα τέλη πληρωμής της Xe Global Business στη σωστή οντότητα.
4. Επιλέξτε το Τμήμα για να καταγράψετε τα τέλη πληρωμών της Xe Global Business.

Διαμόρφωση έγκρισης πληρωμής AP (προαιρετική)

Εάν η Έγκριση Πληρωμής είναι ενεργοποιημένη στη μονάδα Λογαριασμοί Πληρωτέοι, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη έγκριση πληρωμών AP.

1. Στην ενότητα AP Payment Approval Configuration, χρησιμοποιήστε τα διαπιστευτήρια χρήστη της υπηρεσίας Web Service για να τα συμπληρώσετε:
   • Αναγνωριστικό χρήστη έγκρισης
   • Κωδικός πρόσβασης χρήστη για έγκριση

Διαμόρφωση Έγκρισης Συναλλαγής (Προαιρετική)

Κάνοντας κλικ σε κάθε πλαίσιο, θα ενεργοποιήσετε τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Ενεργοποιεί τη διαδικασία έγκρισης Xe.
• Ο υποβάλλων λαμβάνει ειδοποιήσεις μέσω email μόλις εγκριθεί η συναλλαγή.
• Ο εγκριτής λαμβάνει ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συναλλαγές που χρειάζονται την έγκρισή του.

Όλοι οι εγκριτές θα λαμβάνουν ειδοποιήσεις μέσω email για οποιαδήποτε συναλλαγή που απαιτεί έγκριση. Προσθέστε τις διευθύνσεις email (χωρισμένες με ";") που θα λαμβάνουν τις ειδοποιήσεις.

Οι παρεχόμενοι έλεγχοι έγκρισης διαχωρίζονται ανά χρήστες ή επίπεδα ελάχιστου ποσού. ​

• Επιλέξτε τον εγκριτή από το αναπτυσσόμενο μενού. Επιτρέπονται πολλαπλοί χρήστες.
• Εάν επιλεγεί η Έγκριση ανά Επίπεδο, εισαγάγετε το όριο σε δολάρια και τους Εγκριτές για κάθε επίπεδο. 

Ρύθμιση τραπεζικών πληροφοριών προμηθευτή για το Xe

Για να ενεργοποιήσετε τις πληρωμές σε προμηθευτές μέσω Xe Global Business Payments, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Μεταβείτε στο Λογαριασμοί Προς Πληρωμή και επιλέξτε Προμηθευτές.
   
    
    
2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία" για τον προμηθευτή που επιθυμείτε να ενεργοποιήσετε για τις πληρωμές Xe Global Business.
   
    
    
3. Συμπληρώστε την καρτέλα Προμηθευτή στην ενότητα Κύρια επαφή με τα ακόλουθα πεδία:
   • Διεύθυνση Γραμμή 1 (Απαιτείται)
   • Διεύθυνση Γραμμή 2 (Προαιρετικό). Θα συμπληρωθεί αυτόματα όταν η γραμμή διεύθυνσης 1 υπερβαίνει τους 35 χαρακτήρες.
   • Πόλη (Απαιτείται)
   • Πολιτεία/Περιοχή (Απαιτείται)
   • ZIP/Ταχυδρομικός Κώδικας (Απαιτείται)
     
     Σημείωση: Όλες οι τιμές που εισάγονται σε αυτή την ενότητα πρέπει να είναι μόνο χαρακτήρες SWIFT.
     
      
      
4. Συμπληρώστε το Xe Info με τα ακόλουθα πεδία:
   • Company Name (προαιρετικό). Συμπληρώστε εάν το όνομα του προμηθευτή είναι διαφορετικό από το όνομα του παραλήπτη που χρησιμοποιείται για τις πληρωμές συναλλάγματος.
   • Όνομα λογαριασμού παραλήπτη​ (Απαιτείται). 
   • Αριθμός λογαριασμού παραλήπτη​ ​(Ανατρέξτε στον Οδηγό Πληρωμών Xe)
   • IBAN παραλήπτη ​(Ανατρέξτε στον Οδηγό Πληρωμών Xe)
   • BIC/SWIFT αποδέκτη​ ​(Ανατρέξτε στον Οδηγό πληρωμών Xe)
   • Εθνικός κωδικός εκκαθάρισης παραλήπτη​ ​(Ανατρέξτε στον οδηγό πληρωμών Xe)
   • Πεδία ενδιάμεσης τράπεζας​ (Προαιρετικά. Συμπληρώστε αναλόγως, εάν ισχύει.
   • Κωδικός χώρας παραλήπτη (Απαιτείται. Πρέπει να είναι ο 2-ψήφιος κωδικός χώρας, π.χ. CA για τον Καναδά.​)
   • Στοιχεία Διαμεσολαβητή (Απαιτούνται μόνο εάν καθοριστούν από τον προμηθευτή, διαφορετικά το Xe θα επιλέξει αυτόματα την ενδιάμεση τράπεζα.)
     
      

Εξαγωγή πληροφοριών τραπεζικού λογαριασμού προμηθευτή

1. Πλοηγηθείτε στο Xe στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Export Vendors.
   
   
    
2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" για να εμφανίσετε τους υπάρχοντες προμηθευτές.
   
   
    
3. Κάντε κλικ στο “Εξαγωγή” για να κατεβάσετε το αρχείο.
4. Σας προτείνουμε να καθαρίσετε τα υπάρχοντα δεδομένα στο αρχείο και να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μορφή Excel.​
5. Ενημερώστε και συμπληρώστε το πρότυπο με τους υπάρχοντες προμηθευτές και τις τραπεζικές τους πληροφορίες και αποθηκεύστε το αρχείο σε μορφή CSV. Για περισσότερες λεπτομέρειες, παρακαλώ χρησιμοποιήστε τα απαιτούμενα πεδία στο «Setup Vendor Bank Information for Xe» και χρησιμοποιήστε τον «Xe Payment Guide». 
    

Εισαγωγή πληροφοριών τράπεζας προμηθευτή

Τώρα που έχετε εξαγάγει, καθαρίσει και ενημερώσει τους προμηθευτές σας, τα δεδομένα είναι έτοιμα να εισαχθούν ξανά στην εφαρμογή Xe.​

1. Μεταβείτε στο Xe στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Εισαγωγή Προμηθευτών.
2. Επιλέξτε το αρχείο εισαγωγής και κάντε κλικ στο “Εισαγωγή Προμηθευτών”.
    
    
3. Επιλέξτε το αρχείο εισαγωγής στο “Choose File” και κάντε κλικ στο “Import” για να εισαγάγετε το αρχείο. ​
4. Η εισαγωγή θα διεκπεραιωθεί εκτός σύνδεσης. ​
5. Εάν απαιτείται, μπορείτε να ορίσετε μια ειδοποίηση μέσω email για τα αποτελέσματα εισαγωγής.​
6. Επιλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση ειδοποίησης μέσω email" και εισάγετε τη διεύθυνση email.​
    
    
7. Πλοηγηθείτε στο μενού Intacct και επιλέξτε "Xe". ​
8. Επιλέξτε "Configuration"​
9. Επιλέξτε το πλαίσιο "Allow multiple bank accounts per Vendor"​

10. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση​

    Παρακαλώ σημειώστε ότι αν επιλέξετε αυτή τη λειτουργία και στη συνέχεια την απενεργοποιήσετε, όλα τα στοιχεία θα διαγραφούν. 

Λειτουργικότητα πολλαπλών τραπεζικών λογαριασμών ανά προμηθευτή

Για να προσθέσετε πολλαπλούς τραπεζικούς λογαριασμούς για έναν προμηθευτή:

1. Μεταβείτε στο Accounts Payable, επιλέξτε Vendors και στη συνέχεια Edit.
2. Κάντε κύλιση μέχρι τις Πληροφορίες Πληρωμής και κάντε κλικ στο σύμβολο «+» για να προσθέσετε επιπλέον λογαριασμούς.

Όταν κάνετε κλικ στο σύμβολο συν, θα εμφανιστεί το παράθυρο από κάτω και μπορείτε να συμπληρώσετε τα απαιτούμενα πεδία.