Tudi zaupanja vredne odnose je mogoče izkoristiti
Do prevare dobavitelja pride, ko kriminalci izkoristijo obstoječi odnos z dobaviteljem, da preusmerijo plačila, pridobijo zaupne informacije ali manipulirajo z običajnimi poslovnimi postopki.
Težko jo je odkriti, ker sprva nič ne deluje nenavadno. Dobavitelj je resničen, odnos lahko traja že več let, prejšnja plačila pa so bila izvedena brez težav. Prevara se zgodi, ker se kriminalec vključi v proces, ki mu že zaupate – pogosto pa se odkrije šele, ko pravi dobavitelj poizve o neplačanem računu.
Kako se zgodi
Včasih kriminalec pridobi dostop do e-poštnega računa dobavitelja in tiho opazuje, kako odnos poteka, preden ukrepa. Ugotovi:
- Kdo odobri plačila
- Kdaj se običajno izdajajo računi
- Običajne zneske plačil
- Kateri zaposleni so vključeni
Ko razume vzorec, pošlje zahtevo, ki je videti kot običajna – spremembo bančnih podatkov, popravljen račun ali nujno zahtevo za poravnavo neporavnanega plačila. Ker je skladna s prejšnjimi stiki, pogosto ne vzbudi dodatne pozornosti.
Zakaj so dolgoletni dobavitelji privlačne tarče
Podjetja seveda bolj zaupajo uveljavljenemu dobavitelju kot neznanemu – daljši kot je odnos, manjše je zaznano tveganje. Prav zato je prevara dobavitelja lahko tako učinkovita: zaposleni, ki obdeluje plačilo, prepozna ime dobavitelja, kontaktno osebo, obliko računa in sklic projekta, zato se osredotoči na izvedbo transakcije, namesto da bi preveril, ali se je kaj spremenilo.
Primer iz resničnega sveta
Gradbeno podjetje že več let sodeluje z istim dobaviteljem, več računov za trenutni projekt pa je bilo že plačanih brez težav. Prispe e-poštno sporočilo, da so se bančni podatki dobavitelja spremenili. Videti je strokovno in vsebuje vse običajne podatke, zato nihče ničesar ne posumi – naslednji račun je plačan na novi račun.
Čez nekaj tednov se dobavitelj oglasi in vpraša, zakaj še ni prejel plačila. Račun je bil pristen. Plačilo pa ne.
Opozorilni znaki, na katere morate biti pozorni
Prevaro dobavitelja le redko spremljajo očitni opozorilni znaki – običajno gre za majhne spremembe:
- Drugačen e-poštni naslov kot običajno
- Nepričakovana sprememba bančnih podatkov
- Pritisk za nujno plačilo
Nič od tega samodejno ne pomeni prevare, vendar bi moral vsak od teh znakov sprožiti dodatno preverjanje. Prevara se pogosto skriva v majhnih podrobnostih.
Vzpostavitev učinkovitejših kontrol
Doslednost je ena najučinkovitejših kontrol, ki jih imate na voljo. Vsako spremembo podatkov za plačilo neodvisno preverite, ne glede na to, kdo jo zahteva ali kako dolgo že sodelujete z dobaviteljem – in nikoli ne uporabljajte kontaktnih podatkov, navedenih v sami zahtevi. Namesto tega uporabite kontaktne podatke, ki jih že imate shranjene. Goljufi so uspešni, ker nadzorujejo komunikacijski kanal; če ta nadzor prevzamete nazaj, se prevara pogosto razkrije takoj.
Zakaj je usposabljanje pomembno
Večina prevar dobaviteljev ni posledica šibkih sistemov – zgodi se, ker se zaposleni s takšno prevaro še niso srečali. Redno usposabljanje za ozaveščanje pomaga vaši ekipi prepoznati situacije, ki si zaslužijo dodatno preverjanje, in razumeti, zakaj kontrole sploh obstajajo.
Ključna ugotovitev
Dolgoletni odnos z dobaviteljem bi moral povečati vaše zaupanje v ta odnos, ne pa zmanjšati potrebe po preverjanju. Vsako spremembo je treba neodvisno preveriti, ne glede na to, kdo jo zahteva.
Sorodni članki
- Kaj je kompromitacija poslovne e-pošte (BEC)?
- Kaj je prevara z računi?
- Kako se lahko podjetja zaščitijo pred plačilnimi prevarami?