La frode sulle fatture si verifica quando i criminali manipolano il processo di pagamento creando fatture false o modificando istruzioni di pagamento autentiche.
Poiché le fatture sono una parte così consueta dell'attività aziendale, questa frode può essere difficile da individuare. La richiesta sembra autentica, il rapporto con il fornitore è reale e l'importo è spesso esattamente quello che ci si aspetterebbe. La differenza sta nella destinazione del denaro: invece di arrivare al fornitore, viene reindirizzato a un conto controllato dal criminale.
Perché sta diventando più comune
Man mano che i rapporti commerciali si spostano online, le fatture arrivano via e-mail, i documenti vengono archiviati digitalmente e le approvazioni avvengono da remoto. Questo è più efficiente, ma offre anche ai criminali più possibilità di inserirsi in una conversazione reale.
I team che gestiscono i pagamenti elaborano fatture ogni giorno. L'obiettivo del truffatore non è attirare l'attenzione, ma fare in modo che una richiesta falsa sembri del tutto ordinaria.
Come avviene
A volte un truffatore compromette la casella di posta elettronica di un fornitore e osserva discretamente le comunicazioni per un certo periodo. In altri casi, viene utilizzato un dominio falso o simile per impersonare il fornitore. In entrambi i casi, il truffatore aspetta che sia prevista una fattura e poi introduce dati di pagamento aggiornati. La fattura stessa può essere autentica, ma il conto bancario no.
Segnali d'allarme a cui prestare attenzione
La frode sulle fatture si basa spesso su piccoli cambiamenti facili da non notare:
- Un fornitore chiede improvvisamente di utilizzare un conto bancario diverso
- Il pagamento deve essere effettuato con urgenza
- La modifica viene comunicata solo via e-mail
- Le normali procedure di verifica vengono scoraggiate o liquidate
Questi dettagli possono sembrare insignificanti, ma dovrebbero sempre indurre a effettuare ulteriori verifiche.
Creare controlli più solidi
La protezione migliore consiste nell'adottare una procedura coerente per le modifiche ai pagamenti. Per quanto urgente possa sembrare una richiesta, verificala in modo indipendente utilizzando i recapiti già in tuo possesso, non quelli indicati nella richiesta. I truffatori fanno affidamento sulle eccezioni alla procedura; controlli solidi e coerenti rendono queste eccezioni più difficili da sfruttare.
Concetto chiave
Un fornitore autentico e una fattura autentica non garantiscono che le istruzioni di pagamento siano autentiche. Verifica sempre le modifiche in modo indipendente.
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