Che cos'è la frode dei fornitori?

Anche i rapporti di fiducia possono essere sfruttati

La frode dei fornitori si verifica quando i criminali sfruttano un rapporto esistente con un fornitore per dirottare pagamenti, ottenere informazioni riservate o manipolare i normali processi aziendali.

È difficile da rilevare perché all'inizio nulla sembra insolito. Il fornitore è autentico, il rapporto può durare da anni e i pagamenti precedenti sono andati a buon fine senza problemi. La frode si verifica perché un criminale si inserisce in un processo di cui ci si fida già — e spesso viene scoperta solo quando il vero fornitore sollecita il pagamento di una fattura non pagata.

Come avviene

A volte un criminale riesce ad accedere all'account e-mail di un fornitore e osserva discretamente il funzionamento del rapporto prima di agire. Scopre:

Chi autorizza i pagamenti
Quando vengono generalmente emesse le fatture
Gli importi tipici dei pagamenti
Quali membri del personale sono coinvolti

Una volta compreso lo schema, introduce quella che sembra una richiesta di routine — una modifica delle coordinate bancarie, una fattura corretta o una richiesta urgente di saldare un pagamento in sospeso. Poiché è coerente con le interazioni precedenti, spesso sfugge a un controllo più approfondito.

Perché i fornitori di lunga data sono bersagli interessanti

Le aziende si fidano naturalmente di più di un fornitore consolidato che di uno sconosciuto — più lunga è la relazione, minore è il rischio percepito. Ed è proprio per questo che la frode dei fornitori può essere così efficace: il dipendente che esegue il pagamento riconosce il nome del fornitore, la persona di contatto, il formato della fattura e il riferimento al progetto, quindi si concentra sul completamento della transazione invece di chiedersi se sia cambiato qualcosa.

Un esempio reale

Un'impresa edile collabora da anni con lo stesso fornitore e diverse fatture relative al progetto in corso sono già state pagate senza problemi. Arriva un'e-mail che comunica che le coordinate bancarie del fornitore sono cambiate. Sembra professionale e contiene tutti i dettagli consueti, quindi nessuno sospetta nulla — la fattura successiva viene pagata sul nuovo conto.

Settimane dopo, il fornitore contatta l'azienda per chiedere perché non è stato pagato. La fattura era autentica. Il pagamento no.

Segnali d'allarme a cui prestare attenzione

La frode dei fornitori raramente presenta segnali d'allarme evidenti — di solito si tratta di piccoli cambiamenti:

Un indirizzo e-mail diverso dal solito
Coordinate bancarie cambiate inaspettatamente
Pressioni per effettuare il pagamento con urgenza

Nessuno di questi elementi indica automaticamente una frode, ma ciascuno dovrebbe far scattare una verifica aggiuntiva. Spesso la frode si nasconde nei piccoli dettagli.

Rafforzare i controlli

La coerenza è uno dei controlli più efficaci a disposizione. Verificate in modo indipendente ogni modifica alle coordinate di pagamento, indipendentemente da chi la richiede o da quanto tempo collaborate con il fornitore — e non utilizzate mai i recapiti forniti nella richiesta stessa. Usate invece le informazioni di contatto già presenti nei vostri archivi. I truffatori riescono nel loro intento controllando il canale di comunicazione; riprendere il controllo spesso consente di smascherare immediatamente la frode.

Perché la formazione è importante

La maggior parte delle frodi dei fornitori non è dovuta a sistemi poco sicuri — si verifica perché il personale non ha mai visto la truffa prima. Una formazione periodica sulla consapevolezza aiuta il team a riconoscere le situazioni che meritano un controllo più approfondito e a capire innanzitutto perché esistono i controlli.

Conclusione

Un rapporto di lunga data con un fornitore dovrebbe aumentare la fiducia nel rapporto, non ridurre la necessità di verificare. Ogni modifica deve essere controllata in modo indipendente, indipendentemente da chi la richiede.