Auch vertrauensvolle Beziehungen können ausgenutzt werden
Lieferantenbetrug liegt vor, wenn Kriminelle eine bestehende Lieferantenbeziehung ausnutzen, um Zahlungen umzuleiten, vertrauliche Informationen zu erlangen oder normale Geschäftsprozesse zu manipulieren.
Er ist schwer zu erkennen, weil zunächst nichts ungewöhnlich wirkt. Der Lieferant ist echt, die Beziehung besteht möglicherweise seit Jahren, und frühere Zahlungen wurden problemlos abgewickelt. Der Betrug geschieht, weil sich ein Krimineller in einen Prozess einschleust, dem Sie bereits vertrauen – und oft wird er erst entdeckt, wenn der tatsächliche Lieferant eine offene Rechnung anmahnt.
So geschieht der Betrug
Manchmal verschafft sich ein Krimineller Zugriff auf das E-Mail-Konto eines Lieferanten und beobachtet zunächst unauffällig, wie die Geschäftsbeziehung funktioniert. Dabei findet er heraus:
- Wer Zahlungen genehmigt
- Wann Rechnungen üblicherweise ausgestellt werden
- Welche Zahlungsbeträge üblich sind
- Welche Mitarbeitenden beteiligt sind
Sobald sie das Muster verstanden haben, bringen die Kriminellen eine scheinbar routinemäßige Anfrage ein – eine Änderung der Bankverbindung, eine korrigierte Rechnung oder eine dringende Bitte, eine ausstehende Zahlung zu begleichen. Da dies mit früheren Interaktionen übereinstimmt, entgeht es häufig einer genaueren Prüfung.
Warum langjährige Lieferanten attraktive Ziele sind
Unternehmen vertrauen einem etablierten Lieferanten naturgemäß mehr als einem unbekannten – je länger die Beziehung besteht, desto geringer wird das wahrgenommene Risiko. Genau deshalb kann Lieferantenbetrug so wirksam sein: Die mit der Zahlung beauftragte Person erkennt den Namen des Lieferanten, die Kontaktperson, das Rechnungsformat und die Projektangabe wieder. Daher konzentriert sie sich darauf, die Transaktion abzuschließen, statt zu hinterfragen, ob sich etwas geändert hat.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Bauunternehmen arbeitet seit Jahren mit demselben Lieferanten zusammen, und mehrere Rechnungen für das aktuelle Projekt wurden bereits problemlos bezahlt. Eine E-Mail geht ein, in der mitgeteilt wird, dass sich die Bankverbindung des Lieferanten geändert hat. Sie wirkt professionell und enthält alle üblichen Angaben, daher schöpft niemand Verdacht – die nächste Rechnung wird auf das neue Konto überwiesen.
Wochen später meldet sich der Lieferant und fragt, warum er noch nicht bezahlt wurde. Die Rechnung war echt. Die Zahlung war es nicht.
Auf diese Warnsignale sollten Sie achten
Lieferantenbetrug geht selten mit offensichtlichen Warnsignalen einher – meist handelt es sich um kleine Änderungen:
- Eine andere E-Mail-Adresse als üblich
- Eine unerwartete Änderung der Bankverbindung
- Druck, dringend zu zahlen
Keines dieser Merkmale bedeutet automatisch Betrug, aber jedes sollte eine zusätzliche Überprüfung auslösen. Der Betrug verbirgt sich oft in den kleinen Details.
Stärkere Kontrollmechanismen schaffen
Einheitlichkeit ist eine der wirksamsten Kontrollen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Überprüfen Sie jede Änderung von Zahlungsdaten unabhängig davon, wer darum bittet oder wie lange Sie bereits mit dem Lieferanten zusammenarbeiten – und verwenden Sie niemals Kontaktdaten, die in der Anfrage selbst angegeben sind. Nutzen Sie stattdessen die bereits hinterlegten Kontaktinformationen. Betrüger haben Erfolg, indem sie den Kommunikationskanal kontrollieren. Wenn Sie diese Kontrolle zurückgewinnen, wird der Betrug häufig sofort aufgedeckt.
Warum Schulungen wichtig sind
Die meisten Fälle von Lieferantenbetrug sind nicht auf schwache Systeme zurückzuführen – sie geschehen, weil Mitarbeitende den Betrugsversuch noch nicht kennen. Regelmäßige Sensibilisierungsschulungen helfen Ihrem Team, Situationen zu erkennen, die einen zweiten Blick verdienen, und zu verstehen, warum die Kontrollmechanismen überhaupt existieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
Eine langjährige Lieferantenbeziehung sollte Ihr Vertrauen in die Beziehung stärken, nicht den Bedarf an einer Überprüfung verringern. Jede Änderung sollte unabhängig überprüft werden, ganz gleich, wer darum bittet.
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